Mein Monster, die To-Do Liste: Wie ich lernte mein Leben zu organisieren

Wie ich lernte

Schon öfters musste ich einen Termin auf den ich mich riesig gefreut hatte absagen, weil mir alltägliche Aufgaben dazwischen gekommen sind oder ich sie so lange geschoben habe (Prokrastinierer galore!), bis sie nicht mehr aufgeschoben werden konnten. In der Zwischenzeit verschwendete ich so viel Zeit damit, mir über aufgeschobene Aufgaben Sorgen zu machen, dass ich sie in der Zeit schon erledigt gehabt hätte. Die To-Do Liste wurde immer länger und ekelhafter, bis ich sie frustriert in den Mülleimer warf und beschloss, mir zu überlegen wie ich die ganzen Dinge unter einen Hut bekomme und endlich produktiv und effektiv darin werde, mein Leben zu organisieren.

„Lebensorganisation“ oder „life admin“, wie die Amerikaner es nennen. Die Ansammlung aller „gewöhnlichen“ Aufgaben, die das Leben so mit sich bringt und die eigentlich total ätzend sind. Rechnungen bezahlen, Ablage, einkaufen, Wäsche waschen, solche Dinge eben, treiben mir heute noch den Schweiß auf die Stirn und ich krümme mich innerlich wenn ich nur daran denke, aber mit diesen Tricks habe ich es geschafft, das endlich auf die Kette zu bekommen.

Entscheide dich, produktiv zu sein

Produktivität ist tatsächlich eine Sache der Entscheidung und der Sichtweise. Du kannst dir selbst sagen, dass du jemand bist, der die Dinge aufschiebt und immer damit kämpft die Deadline einzuhalten, oder du bist jemand der super produktiv ist und die täglichen Aufgaben effektiv meistert. Mit letzterer Sichtweise funktioniert das auch besser.

15 Minuten Energiepush

Viele von uns schreiben To-Do Listen mit allen Aufgaben die erledigt werden müssen. Die können (wie in meinem Fall) zu wahren Monstern heranwachsen und ganz schön einschüchternd wirken. Unpraktisch sind sie in echt auch, weil sie nie da liegen, wo man nach ihnen sucht.

Es ist ziemlich einfach, überoptimistisch zu sein und nur einen halben Tag zur Erledigung aller Aufgaben einzuplanen. Nur um dann enttäuscht darüber zu sein, nicht so viel geschafft zu haben, wie man sich vorgenommen hat. Warum? Weil alles länger dauert, als man sich vorgestellt hat. Dafür gibt es sogar ein wissenschaftliches Theorem: Hofstadter’s Gesetz. – „Es braucht immer länger als du denkst, selbst wenn du Hofstadters Gesetz mit einberechnest.“ Das hat er selbst gesagt.

Statt die Liste immer länger werden zu lassen, bis sie zu einer einzigen unmöglichen Aufgabe wird, versuche es mit 15 Minuten super-produktivem Energieblast pro Tag. In diesen 15 Minuten geht es nur darum eine Aufgabe des Tages zu erledigen, oder so viele wie du schaffst, indem der Fokus nur darauf liegt. Damit schrumpft die Liste ganz schnell. Sollten 15 Minuten mal nicht ausreichen, um eine Aufgabe komplett zu bewältigen, dann dient die Zeit für einen ersten Schritt zum Ziel. 15 Minuten am Tag sind absolut machbar und helfen dabei, up to date zu bleiben.

Fortschritt und Erfolg dokumentieren

Um so produktiv wie möglich zu sein, kann es helfen, alle Aufgaben zu dokumentieren, wo du immer schnell Zugriff hast. Das kann die App auf dem Handy sein (Evernote oder Wunderlist sind toll) oder in einem Notizbuch, das du bei dir trägst.

Das funktioniert aus drei Gründen gut:

  1. Wenn sofort alle Aufgaben und die Gedanken dazu aufgeschrieben werden, sind sie erst einmal aus deinem Kopf raus. Das spart Energie.
  2. Während deines 15-minütigen Produktivitäts-Blasts hast du alle notwendigen Infos klar strukturiert vorliegen und kannst direkt loslegen ohne grübeln zu müssen.
  3. Deinen Fortschritt zu dokumentieren gibt dir ein Gefühl der Zufriedenheit, weil du so sofort siehst, was du schon alles geschafft hast. Es gibt fast kein schöneres Gefühl, als ein Häkchen an eine Aufgabe zu setzen oder sie ganz dick durchzustreichen!

Erstelle eine Matrix für Prioritäten

Um Ordnung und Übersichtlichkeit in deine täglichen Aufgaben zu bringen, sind die folgenden Kategorien sinnvoll:

  1. Muss heute erledigt werden (dringend)
  2. Quick and Dirty (einfach und schnell)
  3. Komplex und wichtig (schwierig)
  4. Langfristige Aufgaben (nicht dringend)

Oft ist es einfacher die kleineren und einfacheren Aufgaben zu erledigen, als sich erst einmal auf die zeitintensiven, langen und komplexen Aufgaben zu konzentrieren. Mit den oben genannten Kategorien stellst du sicher, dass du den Überblick über alles behältst und nicht aus versehen nur die einfachen, schnellen Dinge erledigst und die Anderen auf die lange Bank schiebst.

Mit den langfristigen und komplexen Themen gehst du am Besten um, wenn du sie in machbare kleinere Schritte zerlegst und diese dann in eine der ersten zwei Kategorien einteilst. Damit sind sie leichter zu erreichen.

Welche Tipps und Tricks habt ihr um die To-Do Liste beherrschbar zu halten?

xoxo

Luisa

PS: Mit Humor organisiert es sich auch leichter! Hier eine Einkaufsliste, weil ich Bock hatte!

hunger_einbkaufsliste

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2 Gedanken zu “Mein Monster, die To-Do Liste: Wie ich lernte mein Leben zu organisieren

  1. Laaange, laange hatte ich so einen Terminplaner mit Loseblatteinlagen… Und dann kam die Idee mit den Zettelchen: Maximal fünf Punkte „to do“; durchstreichen, was erledigt ist und wenn Zettel fertig – Wegschmeißen!!! 🙂 Und neuer Zettel.
    Mir hat das geholfen.

    Liebe Grüße,
    Frank

    Gefällt 2 Personen

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